3 langkah untuk menerapkan metodologi tangkas dalam operasi TI

Praktik tangkas tidak hanya untuk tim pengembangan perangkat lunak yang berlari untuk membuat kode, menguji, dan merilis aplikasi. Metodologi tangkas, termasuk scrum dan Kanban, digunakan saat ini oleh berbagai tim bisnis, ilmu data, dan teknologi, termasuk operasi TI.

Meskipun metodologi tangkas dapat diterapkan pada operasi TI dengan sukses, ada beberapa perbedaan penting dalam piagam, prioritas, dan budaya tim operasi yang perlu dipertimbangkan. Memahami perbedaan ini dan kemudian menentukan struktur prioritas strategis bagaimana tim operasi TI yang mengatur dirinya sendiri dapat melaksanakan inisiatif mereka dan menjadi anggota yang lebih baik dari tim gesit multidisiplin lainnya.

Berikut tiga langkah untuk dipertimbangkan.

Mendefinisikan ulang misi dan piagam operasi TI

Anggota tim operasi TI memandang pekerjaan utama mereka sebagai menjaga lampu untuk produksi, departemen, dan jaringan pengembangan, sistem, aplikasi, dan database. Banyak yang mengikuti proses ITIL (Information Technology Infrastructure Library) untuk insiden, masalah, dan manajemen perubahan serta menggunakan sistem tiket seperti Cherwell, Jira Service Desk, dan ServiceNow untuk melacaknya. Ketika karyawan dan pengguna akhir lainnya membutuhkan bantuan atau memiliki persyaratan sistem yang berbeda, operasi TI juga mengandalkan sistem ini untuk menangkap permintaan dan mendukung alur kerja mereka.

CIO mungkin akan memiliki satu atau lebih peta jalan strategis yang sangat bergantung pada tim operasional TI. CIO kemungkinan memiliki campuran strategi seluler, transformasi digital, cloud, dan data di mana operasi TI dapat memainkan peran utama dan pendukung. Prioritas dapat mencakup migrasi cloud, proyek infrastruktur, peningkatan besar ke sistem perusahaan, model dukungan baru untuk alat SaaS, audit kepatuhan, pemasangan alat kolaborasi dan alur kerja baru, peningkatan ERP, dan pemindahan kantor.

Pertanyaannya adalah bagaimana operasi TI mengelola pekerjaan yang terkait dengan inisiatif ini? Metodologi tangkas sangat cocok untuk banyak dari mereka, terutama bila ada persyaratan di muka yang tidak jelas, tidak diketahui teknis, atau prioritas yang bertentangan.

Tetapi karena banyak operasi TI melihat praktik tangkas sebagai metodologi pengembangan, diperlukan beberapa pelatihan dan diskusi tentang misi yang lebih vital, ruang lingkup tanggung jawab, dan cara untuk mengelola pekerjaan mereka.

Secara khusus, banyak operasi TI lebih terbiasa dengan tugas yang digerakkan oleh manajer proyek. Mereka belum memiliki kesempatan untuk menentukan cara terbaik untuk merekayasa dan menerapkan solusi, mengurutkan pekerjaan, dan mengurangi risiko karena ketidaktahuan teknis. Metodologi tangkas mengatasi kekurangan manajemen proyek top-down ini. Mereka membutuhkan insinyur untuk melangkah ke peran yang gesit, berpartisipasi dalam upacara, dan menggunakan alat gesit untuk memahami cara kerja yang baru.

Mendefinisikan ulang metodologi tangkas untuk operasi TI

Pemimpin yang gesit tidak bisa hanya menerapkan scrum out-of-the-box atau Kanban ke tim operasi TI. Beberapa perbedaan signifikan dalam budaya dan model operasi perlu dipertimbangkan. Berikut beberapa langkah untuk ditinjau sebagai grup:

  • Definisikan ulang peran gesit. Sebagian besar operasi TI tidak memiliki pemilik produk yang ditugaskan untuk inisiatif mereka. Paling banter, mereka mungkin memiliki sponsor proyek dan analis yang menulis persyaratan. Mungkin akan membutuhkan beberapa pelatihan dan pembinaan untuk membantu orang memikul tanggung jawab kepemilikan produk. Yang paling penting adalah bahwa mereka perlu mendefinisikan siapa pelanggan untuk inisiatif mereka dan memprioritaskan pekerjaan mereka berdasarkan kebutuhan dan nilai pelanggan.
  • Menulis cerita dan kriteria penerimaan. Insinyur yang mengerjakan sistem tidak terbiasa menulis persyaratan sebagai cerita pengguna dan menentukan kriteria penerimaan. Banyak insinyur memulai penerapan dengan memahami tujuan keseluruhan, kemudian bekerja dengan teknologi untuk mencari solusi operasional dan optimal. Namun, ada baiknya menambahkan disiplin persyaratan penulisan karena membantu mengembangkan pemahaman bersama tentang tujuan dari perspektif pelanggan atau pengguna akhir dan kemudian menentukan kriteria penerimaan seputar persyaratan nonfungsional.
  • Tetapkan prioritas. Operasi TI harus menukar waktu untuk menanggapi insiden dan memenuhi permintaan bersama dengan komitmen mereka pada inisiatif tangkas. Pengembang sebagian besar pekerjaannya selaras dengan tim dan komitmen mereka yang gesit, tetapi operasi TI harus merespons prioritas operasional sebelum menangani pekerjaan pada backlog gesit mereka. Banyak tim operasi TI bergumul dengan cara mengekspresikan prioritas, apa arti komitmen ketika mereka dapat terganggu oleh insiden prioritas, bagaimana memperkirakan cerita pengguna yang gesit, dan bagaimana mengukur kapasitas mereka.
  • Pilih metodologi tangkas yang sesuai. Jenis pekerjaan yang diprioritaskan dalam operasi TI selaras dengan beberapa metode lebih baik daripada yang lain. Beberapa tim yang mengerjakan kumpulan inisiatif yang lebih kecil mungkin mendapatkan keuntungan dengan menggunakan Kanban; orang lain yang mengerjakan inisiatif yang lebih lama dengan persyaratan kompleks mungkin lebih cocok untuk scrum. Organisasi yang lebih besar harus mempertimbangkan untuk mendukung setidaknya dua metodologi ini.
  • Pahami perannya. Operasi TI memiliki tanggung jawab yang berbeda dalam inisiatif tangkas yang berbeda. Mereka kemungkinan besar adalah penggerak infrastruktur, migrasi cloud, dan inisiatif keamanan dan telah menetapkan peran dan tanggung jawab yang mengawasi tim yang gesit. Di negara lain, seperti pengembang, otomatisasi, atau inisiatif tata kelola data, mereka mungkin bukan pendorong dan berpartisipasi sebagai anggota tim yang gesit. Kedua skenario tersebut memerlukan penentuan bagaimana insinyur terlibat, berdasarkan tanggung jawab mereka kepada tim dan program.

Integrasikan agile dengan alat operasional

Tim operasional TI sudah menggunakan sistem untuk mengelola insiden dan permintaan, platform lain untuk sistem pemantauan, dan alat tambahan untuk mendorong kolaborasi tim. Tetapi alat ITSM (IT Service Management) tidak cocok untuk melacak inisiatif multi minggu, dan mengelola proyek kompleks dengan bagan atau spreadsheet Gantt menambah risiko proyek. Jika tim operasi akan mengadopsi metodologi tangkas, mereka akan membutuhkan alat yang tepat untuk cara kerja ini.

Tetapi operasi TI yang menambahkan alat manajemen proyek tangkas baru ke dalam campuran harus mempertimbangkan alur kerja dan integrasi data antara proses dan sistem mereka.

Sebaiknya pertimbangkan dampak dari perspektif seorang insinyur. Mereka mungkin menggunakan PowWow Mobile untuk manajemen layanan, Jira untuk inisiatif tangkas, Slack untuk kolaborasi, dan BigPanda untuk AIops. Ini menambahkan overhead untuk mengklik ke beberapa alat untuk mengetahui prioritas pekerjaan, cara merekam status pekerjaan yang sedang berlangsung, dan di mana untuk berbagi informasi dengan rekan kerja. Hal ini juga dapat menimbulkan kebingungan bagi pemangku kepentingan ketika seorang insinyur berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tim yang gesit tetapi ditarik dari tugas untuk menanggapi insiden prioritas.

Tim operasional TI harus mempertimbangkan bagaimana alur kerja dan data terhubung antara alat-alat ini dan memastikan bahwa ada proses loop tertutup. Misalnya, sebuah insiden dapat dimulai di meja layanan, memiliki perbaikan yang diterapkan oleh tim tangkas operasi TI, dan kemudian memerlukan validasi melalui alat pemantauan. Pelacakan ujung ke ujung melalui tiga atau lebih teknologi menambah kerja keras, dan integrasi antara meningkatkan kualitas data.

Masalah ini hanyalah titik awal. Tim operasional TI harus menggunakan retrospektif tangkas untuk membahas apa yang berhasil, apa yang perlu diubah, dan bagaimana mengembangkan metodologi mereka.