Lembar cheat: Fitur Excel 2016 yang harus diketahui

Sebelumnya 1 2 Halaman 2 Halaman 2 dari 2

Berbagi Sederhana dengan versi desktop Excel

Pada Maret 2016, Excel versi desktop diberi fitur bernama Berbagi Sederhana, dan beberapa pengamat industri percaya bahwa kolaborasi langsung untuk Excel akhirnya hadir. Sayangnya, tidak. Sebaliknya, ini hanya cara bagi orang-orang untuk lebih mudah menggunakan fitur berbagi yang telah ada dalam satu bentuk atau lainnya sejak Excel 2007. Berbagi di Excel selalu sulit, dan fitur Berbagi Sederhana di Excel 2016 tidak membuat segalanya jauh lebih mudah . Namun, jika Anda sering bekerja dengan orang lain di spreadsheet, Anda mungkin ingin mencobanya.

Pertama, Anda perlu menyiapkan buku kerja untuk dibagikan. (Perhatikan bahwa Anda tidak bisa berbagi buku kerja dengan tabel Excel di dalamnya, dan ada batasan lain untuk pemformatan dan fitur yang bisa dilakukan di buku kerja bersama.)

Di buku kerja yang ingin Anda bagikan dengan orang lain, klik Tinjau di Pita, lalu klik Bagikan Buku Kerja, dan di tab Pengeditan dari layar yang muncul, centang kotak di samping "Izinkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna secara bersamaan waktu. Ini juga memungkinkan penggabungan buku kerja. " Kemudian pada tab Tingkat Lanjut di layar, pilih bagaimana Anda ingin melacak perubahan dan menangani pengeditan yang dilakukan oleh orang lain - misalnya, untuk berapa lama menyimpan riwayat perubahan dalam dokumen. Setelah selesai, klik OK.

Anda sekarang dapat berbagi buku kerja dengan orang lain, melihat perubahan yang dibuat semua orang setelah mereka membuatnya, dan memutuskan mana yang akan disimpan dan mana yang akan dibuang. Tidak ada yang baru - semuanya telah tersedia di versi Excel sebelumnya. Namun dengan Berbagi Sederhana, lebih mudah untuk membagikan file itu sendiri, karena Anda menyimpannya di lokasi cloud yang dapat diakses semua orang, lalu membagikannya dengan orang lain.

Untuk menggunakan Berbagi Sederhana, pertama simpan file ke akun OneDrive, OneDrive for Business, atau SharePoint. (Itu adalah satu-satunya layanan yang bekerja dengan Berbagi Sederhana.) Untuk melakukannya, klik File> Simpan Sebagai dan pilih akun OneDrive atau SharePoint yang sesuai.

Setelah Anda melakukannya, klik ikon Bagikan di sudut kanan atas buku kerja. Panel Bagikan muncul di sebelah kanan. Panel Bagikan kemungkinan merupakan alasan mengapa beberapa orang secara keliru percaya bahwa Excel menawarkan kolaborasi waktu nyata, karena itu adalah panel Bagikan yang sama dengan yang digunakan Word, PowerPoint, dan OneNote untuk berkolaborasi. Perbedaannya adalah dalam kasus Excel, Anda hanya dapat menggunakan panel untuk mengizinkan orang lain mengakses dokumen - itu tidak akan membiarkan Anda melakukan kolaborasi waktu nyata.

Di bagian atas panel Bagikan, ketikkan alamat email orang yang ingin Anda ajak berbagi dokumen dalam kotak "Undang orang", atau klik ikon buku catatan untuk mencari orang yang akan diundang di daftar kontak Anda. Setelah alamat orang ada di dalam kotak, menu drop-down muncul yang memungkinkan Anda memilih apakah mengizinkan kolaborator mengedit dokumen, atau hanya melihatnya. Di bawah drop-down, Anda juga bisa mengetikkan pesan yang dikirim ke orang yang Anda ajak berbagi dokumen. Setelah selesai, klik tombol Bagikan.

Perhatikan bahwa Anda dapat menetapkan hak edit / tampilan yang berbeda untuk orang yang berbeda, tetapi hanya jika Anda mengirim email yang berbeda ke setiap orang. Di setiap email individu yang Anda kirim, Anda hanya dapat memilih edit atau lihat, dan itu berlaku untuk semua orang di email. Jadi, untuk menetapkan hak istimewa yang berbeda kepada orang yang berbeda, kirimkan email satu per satu kepada mereka alih-alih mengelompokkan semuanya dalam satu email.

Email dengan tautan ke file dikirim ke orang yang Anda tunjuk. Perhatikan bahwa ini sepenuhnya dari apa yang dilakukan Berbagi Sederhana - setelah email itu dikirim, Anda menggunakan fitur berbagi yang sama yang sudah ada di Excel sebelum versi 2016, seperti yang akan saya uraikan di bawah ini.

Orang yang Anda bagikan file perlu mengklik ikon file di email mereka untuk membukanya. Mereka dapat melihat-lihat lembar kerja, tetapi jika mereka ingin mengubahnya, mereka harus menyimpan salinannya di folder yang sama tempat mereka membukanya. Dokumen asli itu sendiri akan menjadi hanya-baca untuk mereka.

Kolaborator Anda membuat perubahan apa pun yang mereka inginkan dalam salinan lembar kerja mereka, dan menyimpannya. Anda lalu membuka lembar kerja asli Anda, dan Anda bisa menggabungkan perubahan dalam salinan lembar kerja mereka dengan lembar kerja asli Anda. Namun, sebelum Anda dapat melakukannya, Anda perlu mengambil langkah-langkah berikut:

1. Klik ikon Sesuaikan Bilah Alat Akses Cepat. Ini adalah ikon keempat dari kiri (panah bawah dengan garis horizontal di atasnya) di Quick Access Toolbar, yang berada di pojok kiri atas layar. Di layar yang muncul, klik Perintah Lainnya.

2. Pada layar yang muncul, pergi ke kotak drop-down "Pilih Perintah Dari", dan pilih "Semua Perintah."

3. Gulir daftar, pilih Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja, dan klik tombol Tambah di tengah layar.

4. Klik tombol OK di bagian bawah layar.

Ikon Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja sekarang muncul di toolbar Akses Cepat sebagai lingkaran.

Di lembar kerja asli yang Anda bagikan, klik ikon Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja. Ketika kotak dialog "Pilih File untuk Digabung ke Buku Kerja Saat Ini" muncul, klik salinan buku kerja yang telah dibuat orang tersebut. Lalu klik OK. Semua perubahan yang dibuat oleh orang lain ke buku kerja akan muncul di buku kerja asli, diidentifikasi oleh siapa yang membuatnya. Anda kemudian dapat memutuskan apakah akan menyimpan perubahan.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan dan menggabungkan buku kerja bersama, lihat "Menggunakan buku kerja bersama untuk berkolaborasi di Excel 2016 untuk Windows." Sekadar pengingat: Fitur buku kerja bersama ini bukanlah hal baru di Excel 2016. Hanya cara untuk berbagi buku kerja itu sendiri yang berubah, dengan menggunakan panel Bagikan.

Saya menemukan fitur berbagi di versi desktop Excel sangat rumit, bahkan menggunakan Berbagi Sederhana. Sangat menggembirakan bahwa Microsoft memiliki versi beta kolaborasi waktu nyata dalam pengerjaan; Saya sangat menantikan hari ini menjadi stabil dan diluncurkan ke pengguna Excel 2016.

Empat fitur baru untuk diperiksa

Para ahli spreadsheet akan senang dengan empat fitur baru yang disertakan dalam Excel 2016 - Analisis Cepat, Lembar Perkiraan, Dapatkan & Transformasi, dan Peta 3D.

Analisis Cepat

Jika Anda ingin menganalisis data dalam spreadsheet, alat Analisis Cepat yang baru akan membantu. Sorot sel yang ingin Anda analisis, lalu pindahkan kursor ke pojok kanan bawah dari apa yang Anda sorot. Ikon kecil spreadsheet dengan petir di atasnya muncul. Klik dan Anda akan mendapatkan berbagai alat untuk melakukan analisis instan terhadap data Anda. Misalnya, Anda bisa menggunakan alat untuk menyorot sel dengan nilai lebih besar dari angka tertentu, mendapatkan rata-rata numerik untuk sel yang dipilih, atau membuat bagan dengan cepat.

Lembar Perkiraan

Yang juga baru adalah Anda dapat menghasilkan prakiraan yang dibangun di atas data historis, menggunakan fungsi Lembar Prakiraan. Jika, misalnya, Anda memiliki lembar kerja yang menunjukkan penjualan buku masa lalu menurut tanggal, Lembar Perkiraan dapat memprediksi penjualan di masa mendatang berdasarkan penjualan sebelumnya.

Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus bekerja di lembar kerja yang memiliki data historis berbasis waktu. Letakkan kursor Anda di salah satu sel data, buka tab Data di Pita dan pilih Lembar Perkiraan dari grup Perkiraan ke arah kanan. Pada layar yang muncul, Anda dapat memilih berbagai opsi seperti apakah akan membuat diagram garis atau batang dan tanggal berapa perkiraan harus berakhir. Klik tombol Buat, dan lembar kerja baru akan muncul yang menunjukkan data historis dan prediksi Anda serta grafik perkiraan. (Lembar kerja asli Anda tidak akan berubah.)

Dapatkan & Transformasi

Fitur ini tidak sepenuhnya baru di Excel. Sebelumnya dikenal sebagai Power Query, ini tersedia sebagai add-in gratis untuk Excel 2013 dan hanya berfungsi dengan fitur PowerPivot di Excel Professional Plus. Perangkat lunak intelijen bisnis Power BI dari Microsoft menawarkan fungsionalitas serupa.

Sekarang disebut Get & Transform, ini adalah alat kecerdasan bisnis yang memungkinkan Anda menarik, menggabungkan, dan membentuk data dari berbagai sumber lokal dan cloud. Ini termasuk buku kerja Excel, file CSV, SQL Server dan database lainnya, Azure, Active Directory, dan banyak lainnya. Anda juga dapat menggunakan data dari sumber publik termasuk Wikipedia.

Anda akan menemukan alat Dapatkan & Transformasikan bersama dalam sebuah grup pada tab Data di Pita. Untuk selengkapnya tentang menggunakan alat ini, lihat "Memulai dengan Dapatkan & Transformasi di Excel 2016." Microsoft

Peta 3D

Sebelum Excel 2016, Power Map adalah add-in visualisasi geospasial 3D gratis yang populer untuk Excel. Sekarang gratis, dibangun ke dalam Excel 2016, dan telah diubah namanya menjadi Peta 3D. Dengannya, Anda dapat memplot informasi geografis dan lainnya pada globe atau peta 3D. Anda harus terlebih dahulu memiliki data yang sesuai untuk pemetaan, dan kemudian menyiapkan data tersebut untuk Peta 3D.

Langkah-langkah tersebut berada di luar cakupan artikel ini, tetapi berikut adalah saran dari Microsoft tentang cara mendapatkan dan menyiapkan data untuk Peta 3D. Setelah Anda menyiapkan data dengan benar, buka spreadsheet dan pilih Sisipkan> Peta 3D> Buka Peta 3D. Kemudian klik Aktifkan dari kotak yang muncul. Itu mengaktifkan fitur Peta 3D. Untuk detail tentang cara bekerja dengan data Anda dan menyesuaikan peta Anda, lihat tutorial Microsoft "Memulai Peta 3D".

Jika Anda tidak memiliki data untuk pemetaan tetapi hanya ingin melihat secara langsung seperti apa peta 3D itu, Anda dapat mengunduh sampel data yang dibuat oleh Microsoft. Tangkapan layar yang ditampilkan di sini adalah dari demo Simulasi Konsumsi Listrik Musiman Dallas Utilities. Saat Anda mengunduh buku kerja, bukalah, pilih Sisipkan> Peta 3D> Buka Peta 3D dan klik peta untuk meluncurkannya.

Pintasan keyboard yang praktis

Jika Anda penggemar pintasan keyboard, kabar baiknya: Excel mendukung banyak di antaranya. Tabel di bawah menyoroti yang paling berguna, dan lebih banyak lagi yang tercantum di situs Microsoft Office.

Dan jika Anda benar-benar ingin bekerja keras dengan pintasan keyboard, unduh panduan referensi cepat Pita Excel 2016 kami, yang mengeksplorasi perintah paling berguna di setiap tab Pita dan menyediakan pintasan keyboard untuk masing-masing .

Pintasan keyboard Excel 2016 yang berguna

Sumber: Microsoft
KOMBINASI KUNCI TINDAKAN
Navigasi lembar kerja
PgUp / PgDn Pindahkan satu layar ke atas / bawah
Alt-PgUp / Alt-PgDn Pindah satu layar ke kiri / kanan
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Pindahkan satu tab lembar kerja ke kiri / kanan
Tombol panah atas / bawah Pindah satu sel ke atas / bawah
Tab Pindah ke sel berikutnya ke kanan
Shift-Tab Pindah ke sel ke kiri
Rumah Pindah ke awal baris
Ctrl-Home Pindah ke awal lembar kerja
Ctrl-End Pindah ke sel terakhir yang memiliki konten di dalamnya
Ctrl-Panah kiri Pindah ke kata ke kiri saat berada di dalam sel
Ctrl-Panah kanan Pindah ke kata ke kanan saat berada di dalam sel
Ctrl-G atau F5 Menampilkan kotak dialog Go To
F6 Beralih di antara lembar kerja, Pita, panel tugas, dan kontrol Zoom
Ctrl-F6 Jika lebih dari satu lembar kerja terbuka, alihkan ke yang berikutnya
Navigasi pita
Alt Menampilkan pintasan pita
Alt-F Buka tab File
Alt-H Buka tab Beranda
Alt-N Buka tab Sisipkan
Alt-P Buka tab Tata Letak Halaman
Alt-M Buka tab Rumus
Alt-A Buka tab Data
Alt-R Buka tab Review
Alt-W Buka tab Tampilan
Alt-Q Letakkan kursor di kotak Beri Tahu Saya
Alt-JC Buka tab Alat / Desain Bagan saat kursor berada pada bagan
Alt-JA Pergi ke tab Alat / Format Bagan saat kursor berada pada bagan
Alt-JT Buka tab Alat / Desain Tabel saat kursor berada di atas meja
Alt-JP Buka tab Alat / Format Gambar saat kursor berada di atas gambar
Alt-JI Masuk ke tab gambar (jika tersedia)
Alt-B Masuk ke tab Power Pivot (jika tersedia)
Bekerja dengan data
Shift-Spasi Pilih satu baris
Ctrl-Spasi Pilih kolom
Ctrl-A atau Ctrl-Shift-Spasi Pilih seluruh lembar kerja
Tombol Shift-Panah Memperluas pilihan dengan satu sel
Shift-PgDn / Shift-PgUp Perluas pilihan ke bawah satu layar / satu layar
Shift-Home Memperluas pilihan ke awal baris
Ctrl-Shift-Home Perluas pilihan ke awal lembar kerja
Ctrl-C Salin konten sel ke clipboard
Ctrl-X Salin dan hapus konten sel
Ctrl-V Tempel dari papan klip ke dalam sel
Ctrl-Alt-V Menampilkan kotak dialog Tempel Spesial
Memasukkan Selesai memasukkan data dalam sel dan pindah ke sel berikutnya ke bawah
Shift-Enter Selesai memasukkan data di dalam sel dan pindah ke sel berikutnya
ESC Batalkan entri Anda di sel
Ctrl-; Masukkan tanggal sekarang
Ctrl-Shift-; Masukkan waktu sekarang
Ctrl-T atau Ctrl-L Menampilkan kotak dialog Buat Tabel
Ctrl-End Saat berada di bilah rumus, pindahkan kursor ke akhir teks
Ctrl-Shift-End Di bilah rumus, pilih semua teks dari kursor hingga akhir.
Alt-F8 Buat, jalankan, edit, atau hapus makro
Memformat sel dan data
Ctrl-1 Menampilkan kotak dialog Format Sel
Alt- ' Tampilkan kotak dialog Style
Ctrl-Shift- & Menerapkan batas ke sel atau pilihan
Ctrl-Shift-_ Hapus batas dari sel atau pilihan
Ctrl-Shift- $ Terapkan format Mata Uang dengan dua tempat desimal
Ctrl-Shift- ~ Terapkan format Angka
Ctrl-Shift-% Terapkan format Persentase tanpa tempat desimal
Ctrl-Shift- # Terapkan format Tanggal menggunakan hari, bulan dan tahun
Ctrl-Shift- @ Terapkan format Waktu menggunakan format 12 jam
Ctrl-K Sisipkan hyperlink
Ctrl-Q Menampilkan opsi Analisis Cepat untuk sel yang dipilih yang berisi data
Bekerja dengan rumus
= Mulailah rumus
Alt- = Sisipkan fungsi JumlahOtomatis
Shift-F3 Sisipkan fungsi
Ctrl-` Beralih antara menampilkan rumus dan nilai sel
Ctrl- ' Salin dan tempel rumus dari sel di atas ke sel saat ini
F9 Hitung semua lembar kerja di semua buku kerja yang terbuka
Shift-F9 Hitung lembar kerja saat ini
Ctrl-Shift-U Perluas atau ciutkan bilah rumus
Pintasan berguna lainnya
Ctrl-N Buat buku kerja baru
Ctrl-O Buka buku kerja
Ctrl-S Simpan buku kerja
Ctrl-W Tutup buku kerja
Ctrl-P Cetak buku kerja
Ctrl-F Menampilkan kotak dialog Temukan dan Ganti
Ctrl-Z Urungkan tindakan terakhir
Ctrl-Y Ulangi tindakan terakhir
Shift-F2 Sisipkan atau edit komentar sel
Ctrl-Shift-O Pilih semua sel yang berisi komentar
Ctrl-9 Sembunyikan baris yang dipilih
Ctrl-Shift- ( Perlihatkan baris tersembunyi dalam sebuah pilihan
Ctrl-0 Sembunyikan kolom yang dipilih
Ctrl-Shift-) Perlihatkan kolom tersembunyi dalam pilihan
F7 Periksa ejaan lembar kerja aktif atau rentang yang dipilih

Siap mempelajari lebih dalam tentang Excel? Lihat "11 tips Excel untuk pengguna yang mahir".

Artikel, "Cheat sheet: Fitur Excel 2016 yang harus diketahui" ini awalnya diterbitkan oleh Computerworld.